Mobiles Arbeiten / Flexibles Arbeiten

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Hintergrund für die Einführung der Maßnahme

Die demografische Entwicklung und der kulturelle Wandel in der Gesellschaft erfordern die Umsetzung von modernen Arbeitsformen im Unternehmen, um auch weiterhin als attraktiver Arbeitgeber zu gelten. Ein Beispiel hierfür stellt das mobile bzw. flexible Arbeiten dar. Diese Arbeitsform kommt dem Bedürfnis der Beschäftigten nach, ihre Arbeit freier und selbstbestimmter gestalten zu können und unterstützt bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Einführung und Ausweitung der örtlichen Flexibilität der Arbeit erleichtert es so, Beschäftigte verschiedener Funktionsgruppen zu gewinnen, zu motivieren und dauerhaft an das Unternehmen zu binden.

In der W&W-Gruppe wurde daher in mehreren Schritten die Arbeitsform „fallweises mobiles Arbeiten“ eingeführt und in einer Konzernbetriebsvereinbarung geregelt.

Datum der Umsetzung/Dauer

2011 initiierte der Bereich Konzernpersonal, unter Beteiligung des Betriebsrats, der IT und dem Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) der Fraunhofer Gesellschaft, ein Pilotprojekt zur ortsunabhängigen Arbeit. In diesem Projekt wurden unterschiedliche Modelle der örtlichen Flexibilisierung in einzelnen Abteilungen angeboten, erprobt und hinsichtlich ihrer Wirkung auf die Beschäftigten und das Unternehmen untersucht.

Das Projekt konnte sukzessive auf immer mehr Konzerngesellschaften ausgeweitet werden. Seit Oktober 2017 ist „fallweises mobiles Arbeiten“ als Arbeitsform durch eine Konzernbetriebsvereinbarung etabliert. So können alle Beschäftigten der W&W-Gruppe fallweise mobil arbeiten, sofern es ihre Tätigkeiten zulassen und die jeweilige Führungskraft eine Genehmigung dazu erteilt.

Gegenstand der Maßnahme

Die Arbeitsform „fallweises mobiles Arbeiten“ ermöglicht den Beschäftigten, temporär ihre Arbeitsleistung, ganz oder teilweise, an einem anderen Ort als ihrem üblichen, betrieblichen Arbeitsplatz zu erbringen. Damit grenzt sie sich von der Telearbeit ab, denn das mobile Arbeiten bietet die Möglichkeit, anlassbezogen von einem beliebigen Standort und nicht nur am fest eingerichteten Arbeitsplatz von zu Hause zu arbeiten. Das ortsunabhängige Arbeiten schafft so kurzfristig flexible Arbeitsmöglichkeiten. Hinsichtlich der Arbeitszeit gelten dabei die gleichen Rahmenbedingungen wie im Betrieb vor Ort.

„Fallweises mobiles Arbeiten“ kann für alle Anlässe genutzt werden. Eine Angabe des Grundes für das ortsunabhängige Arbeiten ist nicht notwendig. Die digitale Beantragung über das W&W-Personal Portal ermöglicht einen einfachen, schlanken Prozess und gewährleistet gleichzeitig Transparenz im Teamkalender der Beschäftigten, in dem die mobilen Tage automatisch hinterlegt sind.

Neben der flexiblen Arbeitsform wurde auch „Skype for Business Voice“ als neue Kommunikationsform eingeführt. Telefonie, E-Mail und Videokonferenzen können gebündelt in einer Anwendung genutzt werden. Das erleichtert die Kommunikation in virtuellen und flexiblen Teams zusätzlich. Die Nutzung von „Skype for Business Voice“ wurde sukzessive auf verschiedene Funktionsbereiche im Konzern ausgeweitet und wird seit Anfang 2018 in einer Konzernbetriebsvereinbarung unternehmensweit geregelt.

Bislang war „fallweises mobiles Arbeiten“ in beispielsweise Telefonie-Einheiten aufgrund der hohen Komplexität der Technologie nicht möglich. Um die Arbeitsform einem noch größeren Kreis von Beschäftigten innerhalb der W&W zugänglich zu machen, wird aktuell die Verwendung eines IP-Desktop-Softphones erprobt. Das als Software auf einen Rechner gespielte Telefon ersetzt ein haptisches Gerät und soll es auf Sicht auch weiteren Mitarbeitergruppen erleichtern, ortsunabhängig zu arbeiten.

Auswirkungen und erzielter Nutzen

Die Resonanz zur Einführung und dem Ausbau von „fallweisem mobilem Arbeiten“ ist sehr positiv: Führungskräfte sehen in der flexiblen Arbeitsform ein wichtiges Bindungs- und Gewinnungsinstrument für Leistungs- und Potenzialträger. Dies bestätigten sie in diversen Workshops und Interviews. Auch den Beschäftigten ist die Möglichkeit zu „fallweisem mobilem Arbeiten“ sehr wichtig, was verschiedene Befragungen zeigten. Die Möglichkeit, freier und selbstbestimmter den Arbeitstag zu bestimmen, erhöht dabei die Mitarbeiterzufriedenheit, die Motivation und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Ein teilweiser Wegfall von langen Pendelfahrten entlastet zudem die Verkehrssituation und Umwelt und senkt den Stressfaktor für viele.

Wichtigste Erfolgsfaktoren/Hindernisse

Das Unternehmen muss den notwendigen Grundstein für eine Einführung und Ausweitung neuer flexibler Arbeitsformen legen. Dazu zählt, neben der Stärkung der Vertrauenskultur und Ergebnisorientierung, auch die Rückendeckung durch Management, Personalabteilung und IT-Service. Ein hinreichender Grad an Digitalisierung, als auch funktionierende Technikunterstützung sind ebenfalls entscheidende Erfolgsfaktoren bei „fallweisem mobilem Arbeiten“.

Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor sind die Führungskräfte. Ihre Aufgabe ist es, eine Vertrauensbasis zu und unter den Beschäftigten zu schaffen und die abwesenden Beschäftigten in die Kommunikation miteinzubeziehen, um auch weiterhin den Zusammenhalt in der Belegschaft, den Wissenstransfer und die Identifikation mit dem Unternehmen zu gewährleisten. Es ist notwendig, Rahmenbedingungen zu definieren und deren Einhaltung zu fordern – davor festgelegte Spielregeln können einen entscheidenden Erfolgsfaktor darstellen (z. B. Jour-fixe beibehalten, Service- und Telefonbereitschaft gewährleisten oder regelmäßigen, dialogorientierten, persönlichen Kontakt fördern). Notwendig dafür ist es, stets als gutes Vorbild zu fungieren.

Auch die Eignung des jeweiligen Beschäftigten ist erfolgsentscheidend. Persönliche Zuverlässigkeit, die Fähigkeit zur Selbstorganisation sowie eine positive Grundhaltung gegenüber neuen Technologien und die Fähigkeit mit diesen umzugehen, sind unabdingbar. In Zusammenarbeit mit der Führungskraft und Kollegen ist es wichtig, den persönlichen Austausch und informelle, proaktive Kommunikation beizubehalten, um so auch den Teamspirit aufrechtzuerhalten.

Um diese Erfolgsfaktoren zu fördern und weiter zu bekräftigen, stehen den Führungskräften als auch den Beschäftigten der W&W-Gruppe ein umfangreiches Schulungsangebot zur Verfügung.